Grupul de Acțiune Locală este responsabil de reușita dezvoltării teritoriului acoperit. Prin urmare, este necesar un management profesionist cu resurse corespunzătoare.

Evaluarea proprie și monitorizarea permanentă trebuie axate pe valoarea adăugată a abordării LEADER, eficiență și eficacitate pentru a asigura un management adecvat. Pe lângă sarcina principală de implementare a strategiei și pentru realizarea obiectivelor din domeniul său de activitate GAL  exercită următoarele funcţii:

  1. Pregătirea și publicarea apelurilor de selecție, în conformitate cu SDL, care presupune:

– Elaborarea ghidurilor – pentru fiecare măsură va fi elaborat un ghid al solicitantului;

– Aprobarea punctajelor de către Comitetul de selecție a proiectelor;

– Elaborarea formularelor și documentelor suport pentru apelurile de selecție;

– Apelul pentru proiecte – se vor lansa cel puțin 3 apeluri de selecţie semestriale (în semestrul doi din anul unu şi semestrul unu din anul doi) şi vor fi lansate şi alte apeluri de selecţie în funcţie de fondurile disponbile rămase în semestrul unu din anul doi şi trei, cu termen limită stabilit;

– Promovare – Punerea materialelor la dispoziția beneficiarilor.

  1. Animarea teritoriului – se va realiza prin campanii de promovare și va avea scopul

de a promova programul în teritoriu și de a informa potențialii beneficiari de proiecte.

GAL va  utiliza diferite mijloace pentru a informa comunitatea locală cu privire la posibilitățile de granturi existente pentru finanțarea proiectelor, respectiv:

  • Materiale informative: bannere, panouri, afișe, pliante, mass media locală, pagina web, precum și prin membrii GAL;
  • Întâlniri de informare: prezentări, discuții.

Participări la evenimente – reprezentanții GAL vor participa la evenimente organizate de RNDR, REDR precum și alte GAL-uri sau organizații din țară sau UE pentru a promova teritoriu și a stabilii parteneriate.

Acesta se va realiza prin intermediul

  • Standuri;
  • Prezentări.

Întâlniri tematice – se vor organiza întâlniri pe diferite teme de interes pentru teritoriu cu scopul de a genera proiecte în parteneriat viabile și de folos pentru teritoriu.

Sesiuni de instruire – se vor axa pe acele componente de calificări și abilități care lipsesc din teritoriu (de ex. management de proiecte, creare parteneriate, comunicare, antreprenoriat, etc.)

Activitățile de animare sunt importante pentru stimularea procesului de dezvoltare locală și vor avea drept obiectiv facilitarea schimbului dintre actori, oferirea unor informații relevante, promovarea oportunităților financiare relevante din strategie și sprijinirea beneficiarilor potențiali la pregătirea cererilor de finanțare.

Solicitare de informații – Beneficiarii vor putea să se adreseze cu întrebări legate de strategie, măsuri, criterii de selecție, apeluri de proiecte etc. personal la biroului GAL conform orarului pentru relații cu publicul, telefonic, prin internet sau în cadrul evenimentelor, întâlnirilor organizate. Pe baza discuțiilor beneficiarii împreună cu animatorul vor completa o fișă de proiect inițial care va primi un aviz inițial din partea departamentului tehnic. Departamentul tehnic va verifica dacă fișa de proiect respectă criteriile tehnice minime necesare și va propune modificări dacă este cazul. Acest proces se va repeta ori de câte ori este nevoie pentru a ajuta beneficiarii să concretizeze ideiile în formă de proiect.

Animatorii vor avea responsabilitatea să identifice cele mai potrivite măsuri pentru beneficiari și să ofere informații privind alte măsuri din PNDR.

Consilierea beneficiarilor – Responsabilii cu animarea teritoriului vor menține relația cu potențialii depunători de proiecte și îi vor sprijinii în tot procesul. Această activitate se va face în primul rând în teren dar și la sediul GAL.

  1. Analiza, evaluarea și selecția proiectelor;

Verificarea conformității – Departamentul tehnic va realiza verificarea conformității proiectelor. În cazul în care proiectul nu este conform beneficiarul va primi înapoi documentația spre completare și va putea depune iarăși înaintea expirării termenului limită. Se va completa o fisă de verificare pentru fiecare proiect.

Verificarea eligibilității și îndeplinirii criteriilor de selecție – Departamentul tehnic va realiza evaluarea proiectelor pe baza criteriilor de selecție și a strategiei. Va fi elaborat o listă cu proiecte propuse spre finanțare care va intra în ședința comitetului de selecție a proiectelor.

Selecția proiectelor – Selecția proiectelor se va face de către comitetul de selecție a proiectelor care se va întruni după fiecare sesiune de apel de selecţie.

  1. Monitorizarea și implementarea strategiei are ca scop:

– luarea operativă a deciziilor asupra implementării proiectului (sau depistarea problemelor);

– efectuarea zilnică a gestionării proiectului;

– executarea operativă şi corectă a procedurilor de gestionare a resurselor;

– monitorizarea şi raportarea la timp despre realizările şi rezultatele proiectului;

– informaţia despre conţinutul proiectului şi realizările acestuia este oferită factorilor de decizie la cel mai înalt nivel.

  1. Verificarea conformității cererilor de plată pentru proiectele selectate (cu

excepția situațiilor în care GAL este beneficiar);

Verificarea conformitatii DCP se va face pentru toti beneficiarii la GAL. Responsabilul/responsabilii vor verifica in prezenta reprezentantului legal al proiectului conformitatea documentelor din Dosarul Cererii de Plata completând Fisa de verificare. O copie a Fisei de verificare se inmânează beneficiarului. În cazul Dosarelor Cererilor de plată – tranşe intermediare responsabilii vor verifica si conformitatea exemplarelor în copie cu originalele prezentate de beneficiar– facturi, adeverinte, documente de plată, extrase de cont. Verificarea se efectuează document cu document si se confirmă prin aplicarea ştampilei personalizate şi a semnăturii responsabililor, atat pe documentul original cât şi pe copiile acestora din Dosarul Cererii de plată. În cazul în care cel puţin un răspuns la întrebările din Fisa de verificare este negativ, aceasta se declară „neconformă”

Responsabilul care a verificat cererea de plată devine persoana care va efectua toate etapele procedurale pentru toate cererile de plată depuse de acelaşi beneficiar pentru acelaşi contract. În cazul în care responsabilul însărcinat cu verificarea cererilor de plată lipseşte sau îndeplineşte alte atribuţii specifice serviciului, neputându-se aplica matricea de înlocuire, Managerul GAL  va decide care este responsabilul care va instrumenta Dosarul Cererii de Plată. Verificarea DCP este facută prin bifarea de către responsabil a căsutelor înscrise în dreptul fiecărei cerinţe din Fişa de verificare (da/nu/nu este cazul). Aceasta este aprobată de către Managerul GAL şi semnată de beneficiar (reprezentant legal) pentru luare la cunoştinţă. În cazul în care concluziile responsabililor asupra verificării sunt diferite, Managerul GAL va relua verificarea asupra punctelor de divergenţă, luând decizia finală şi motivând aceasta decizie la rubrica „Observatii” din fişa de verificare. Când se face verificarea documentelor în prezenţa beneficiarului, iar unele elemente din Fişa de verificare sunt bifate cu „Nu” deoarece documentele respective nu corespund din punct de vedere al conformităţii, responsabilii GAL vor declara DCP „neconform”. Exemplarul care se transmite beneficiarului este semnat de Managerul GAL.

Rezultatul verificării cererii de plată poate sa fie:

– „conformă”,  caz în care se va transmite DCP, însoţit de copiile documentelor elaborate, precum şi de alte documente necesare verificării pe teren a DCP la AFIR pentru verificarea condiţiilor contractuale în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data declarării conforme a DCP.

– „neconformă”, în cazul în care în urma verificării se constată că există neconcordanţe între documentele prezentate de beneficiar (este bifată casuţa „Nu”). În acest caz, beneficiarul trebuie sa redepună dosarul cererii de plată.

  1. Monitorizarea proiectelor contractate: se va realiza săptămânal de către responsabilul cu monitorizarea, prin discuţii cu beneficiarii sau prin deplasări în teritoriu.
  2. Întocmirea cererilor de plată, dosarelor de achiziții aferente costurilor de funcționare și animare – este realizată de responsabilul financiar, în cooperare cu responsabilul si expertul tehnic.
  3. Aspecte specifice domeniilor: financiar, contabilitate, juridic, resurse umane etc. Sarcinile ce revin GAL, conform art. 34 al Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 sunt obligatorii și esențiale pentru implementarea cu succes a SDL și vizează:
  • consolidarea capacității actorilor locali relevanți de a dezvolta și implementa operațiunile, inclusiv promovarea capacităților lor de management al proiectelor;
  • conceperea unei proceduri de selecție nediscriminatorii și transparente și a unor criterii obiective în ceea ce privește selectarea operațiunilor, care să evite conflictele de interese, care garantează că cel puțin 51% din voturile privind deciziile de selecție sunt exprimate de parteneri care nu au statutul de autorități publice și permite selecția prin procedură scrisă;
  • asigurarea, cu ocazia selecționării operațiunilor, a coerenței cu strategia de dezvoltare locală plasată sub responsabilitatea comunității, prin acordarea de prioritate operațiunilor în funcție de contribuția adusă la atingerea obiectivelor și țintelor strategiei;
  • pregătirea și publicarea de cereri de propuneri sau a unei proceduri permanente de depunere de proiecte, inclusiv definirea criteriilor de selecție;
  • primirea și evaluarea cererilor de finanțare;
  • primirea și verificarea conformității cererilor de plată depuse;
  • selectarea operațiunilor, stabilirea cuantumului contribuției și prezentarea propunerilor către organismul responsabil pentru verificarea finală a eligibilității înainte de aprobare;
  • monitorizarea implementării strategiei de dezvoltare locală plasate sub responsabilitatea comunității și a operațiunilor sprijinite și efectuarea de activități specifice de evaluare în legătură cu strategia respectivă.
  • monitorizarea trebuie să prevadă un dispozitiv riguros şi transparent de vizualizare a modului în care are loc gestionarea financiară a implementării strategiei de dezvoltare, care să permită colectarea sistematică şi structurarea anuală a datelor cu privire la activităţile desfăşurate.
  • evaluarea presupune elaborarea unui dispozitiv clar de organizare a înregistrării şi

raportării către AM a unor sugestii şi remarci privind rezultatele implementării proiectelor în cadrul strategiei de dezvoltare locală. De asemenea, evaluarea va fi o activitate bine structurată pe o bază bine stabilită şi presupune elaborarea unui set de indicatori (consideraţi relevanţi în reflectarea eficienţei obţinute în urma implementării proiectului) şi a unei metodologii de evaluare (inclusiv rapoarte de evaluare – intermediare şi finale) a rezultatelor implementării. Monitorizarea şi evaluarea vor asigura implementarea efectivă şi la timp a proiectelor, managementul finanţelor publice, inclusiv administrarea adecvată a resurselor proiectului şi monitorizarea efectivă şi evaluarea activităţilor şi rezultatelor acestuia. În vederea aprobării rapoartelor de evaluare, în scopul efectuării plăţilor se va efectua auditul de către auditorul stabilit.

  • Parteneriatul GAL va elabora un Plan de evaluare a implementării stategiei in care se va descrie modalitatea prin care se va realiza evaluarea SDL.
  • controlul presupune stabilirea unui sistem de verificare a respectării planificării legate de implementarea strategiei de dezvoltare. Se vor efectua rapoarte de verificare pe teren.

Programarea vizitelor (controalelor) va trebui să aibă în vedere anumite principii, cum ar fi: eficienţa unor astfel de demersuri, păstrarea bunelor relaţii contractuale, verificarea doar a aspectelor de ordin tehnic legate de proiect etc.

Echipa de impelmentare a SDL va avea urmatoarea componență:

  1. a) 1 Manager (responsabil administrativ) – va coordona activitatea GAL atât sub aspect organizatoric cât şi al respectării procedurilor de lucru;
  2. b) 1 Responsabil financiar – contabil – se va ocupa de supravegherea şi controlul gestiunii financiare – contabile a GAL-ului;
  3. c) 2 Responsabili cu animarea teritoriului – vor desfăşura activităţi de animare pentru promovarea acţiunilor GAL;
  4. d) 1 Responsabil cu activităţile de monitorizare – se va ocupa de monitorizarea proiectelor finanțate prin SDL;
  5. e) 2 Responsabili cu verificarea, evaluarea şi selecţia proiectelor ce se vor implementa, respectiv 1 responsabil tehnic și 1 expert tehnic;
  6. f) 1 Responsabil cu activitățile de secretariat;

Angajarea personalului se va efectua cu respectarea Codului Muncii, precum și a legislației cu incidență în reglementarea conflictului de interese.Tot personalul va fi angajat pe bază de contract de munca/minim 4 ore.

 

 

RESPONSABIL CU ACTIVITATILE DE  MONITORIZARE

1

2

2
RESPONSABILI  CU VERIFICAREA, EVALUAREA ȘI SELECȚIA PROIECTELOR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EXPERT TEHNIC

1

 

Pentru fiecare angajat al GAL-ului se va întocmi o fişă a postului, în care vor fi cuprinse toate activităţile la care participă şi atribuţiile lor în cadrul acestor activităţi.